De l’importance de traquer son temps

J’aimerais vous parler, aujourd’hui, de l’importance de savoir où va votre temps, et de comment garder une trace de vos faits et gestes.

Petite confession: je traque mon temps depuis avril 2017. Pendant longtemps, j’utilisais simplement des tableaux hebdomadaires dans lesquels je notais toutes mes actions par blocs de 15 minutes. Deux ou trois fois par jour, j’y notais ce que j’avais fait depuis la fois précédente. Voici un template que j’utilise, vous pouvez le télécharger et le modifier/dupliquer à volonté.

Ensuite, je suis passée à un outil de time-tracking, Toggl, qui m’a changé la vie. Plus besoin d’ouvrir de tableur, tout se calcule automatiquement et je peux organiser les informations comme bon me semble.

Ne vous inquiétez pas, je ne vais pas vous ennuyer avec la manière dont j’ai passé chaque minute de mon temps depuis les trois dernières années…

Mais que vous utilisiez un tableur, une application ou, tout simplement, des notes manuscrites dans un carnet, je recommande vivement que vous faisiez l’expérience de traquer votre temps pendant au moins une semaine. I

Pourquoi traquer son temps?

Garder une trace de ce que l’on fait de son temps est particulièrement utile pour les personnes qui ont des carrières flexible. Je pense aussi que traquer son temps, aujourd’hui, dans cette période de COVID-19, nous permettra de nous souvenir de comment nous vivions nos vies, lorsque tout ceci sera terminé et qu’il sera temps de regarder en arrière et de processer ce qu’il vient de se passer.

Mais il existe de nombreuses autres raisons de traquer son temps:

• Si vous êtes débutant dans le télétravail, vous voudrez peut-être rassurer vos employeurs sur la manière dont vous utilisez votre temps. Je ne sais pas pourquoi les gens continuent de penser que travailler depuis la maison est une excuse pour regarder des films toute la journée… ???? Heureusement, plus de personnes feront l’expérience du télétravail plus les mentalités vont changer, mais, en attendant, c’est bien d’avoir une trace quoi qu’il en soit.
• Si vous êtes freelance ou que vous travailllez en mode projet, il est primordial d’évaluer si un client prend plus de temps que ce qui avait été prévu. N’oubliez pas que lorsqu’un projet déborde du temps imparti, techniquement, cela engendre des pertes.

Travaille-t-on autant qu’on le croit?

Je manquerais à tous mes devoirs si je n’abordais pas l’une des choses que de nombreux adeptes du time-trackingdécouvremt rapidement…

Beaucoup d’entre nous ne travaillent pas tout à fait le nombre d’heures qu’ils imaginaient. Les personnes qui pointent en arrivant sur leur lieu de travail et en en partant, et qui sont payées à l’heure, savent exactement combien d’heures elles ont travaillé. Pour ceux d’entre nous dont ce n’est pas le cas, il est parfois nécessaire de faire un peu de gymnastique mentale pour savoir combien de temps on travaille. Et, l’esprit humain étant faillible, il a tendance a voir notre pire semaine comme quelque chose de typique, ou à avoir l’impression que l’on a travaillé dix heures ce weekend parce que l’on n’a checké ses e-mails une fois ou deux… Notre estimation du temps passé au travail est, avant tout, une représentation du stress que l’on ressent ou une mentalisation de combien « on travaille dur », plutôt qu’un état de fait.

Et je sais de quoi je parle… Pendant des années, j’ai dit aux gens que je travaillais 50 heures par semaine. Et puis, j’ai commencé à noter où je passais mon temps et je me suis rendue compte que je travaillais plutôt aux alentours de 40 heures par semaine. 40 ce n’est pas la même chose que 50!  La productivité au travail est l’un de mes sujets de prédilection et pourtant 10 heures de ma semaine passaient on ne sait où… pas à travailler, apparement. Ce qui n’est pas grave en soi (bien au contraire), mais qui mérite d’être su et reconnu.

L’idée n’est pas de se surveiller, mais, de gagner en efficacité. Si vous savez que vous êtes confortables avec 40 heures de travail par semaine, vous choisirez avec un peu plus d’attention peut-être ce que vous mettez sur votre to-do list, que si vous assumez que vous avez 50 heures pour faire ce que vous avez à faire. La vérité nous libère.

Si vous vous rendez compte que vous avez un peu de temps libre, même si ce n’est pas autant que vous le souhaiteriez, cela pourrait vous donner la permission mentale d’en profiter un peu.

Lorsque vous traquez votre temps vous pouvez planifier votre journée en sachant exactement ce qu’il est possible d’accomplir.

Time-tracking et confinement

Oui, je sais, pour de nombreuses personnes les journées ne sont pas vraiment typiques en ce moment.

Mais c’est une excellente raison d’essayer de noter où passe votre temps dès maintenant. Même si toute votre entreprise est passée au virtuel, que vos enfants sont à la maison, et que vous n’êtes pas sorti.e de chez vous depuis trois semaines, un jour, on espère rapidement, mais en tout cas dans pas si longtemps, on regardera tous en arrière et on essaiera de comprendre ce qu’il ce qu’il vient de se passer. On parlera de nos souvenirs de confinement.

Malheureusement, la mémoire humaine est faillible. Quand vos enfants auront grandis et qu’ils vous demanderont à quoi ressemblait la vie pendant l’épidémie du COVID-19, il y a de grandes chances que vous vous rappeliez d’une histoire ou deux mais que vous ayez du mal à articuler ce qu’il se passait vraiment. Mais si vous traquez votre temps vous aurez une archive précise de ce à quoi ressemblait votre vie. Vous pourrez retourner dans ces notes et vous souvenir que vous alliez au supermarché, tous les mardis à 8h30 pour éviter de devoir faire la queue sur le trottoir. Vous vous rappellerez que vous preniez vos cours de yoga sur Zoom et vous souviendrez du jour où vous avez essayé de faire votre propre pain… Parce que tout sera là, noir sur blanc (ou en couleur), pour rafraîchir votre mémoire et vous pourrez décrire cette phase de notre vie de manière beaucoup plus riche.

Pour moi, savoir où va mon temps est un avantage majeur. Je n’additionne plus combien d’heures je passe à lire ou le temps que je passe dans ma voiture, Toggl le fait pour moi, mais j’adore l’idée de pouvoir regarder en arrière et de voir exactement à quoi j’ai passé mes journées. Les souvenirs sont toujours vifs, ils ne se fondent plus tout doucement dans le passé. Et ce que j’apprends du passé me permet de mieux préparer l’avenir.

Si vous traquez votre temps, j’adorerais savoir ce que vous en retirez. N’hésitez pas à partager votre expérience en commentaire!

Photo prise dans un TGV entre Lyon et Saint-Raphaël, le 23 Décembre 2017