Tant de choses à faire, si peu de temps…

Cette semaine, j’ai envie de revenir sur la notion de « soupape de sécurité ».

Tout le monde peut se créer un emploi du temps parfait. Mais les véritables maître·sses de la gestion du temps créent un calendrier résilient, qui peut absorber les imprévus, bons et mauvais.

Généralement, ça implique d’y intégrer des espaces ouverts, ceux que j’appelle les « soupapes de sécurité ». Ces espaces ouverts sont l’équivalent temporel d’un « fonds d’urgence »,  ce concept fondamental des finances personnelles. Lorsque tu as un petit matelas de sécurité en banque, tu peux faire face à des dépenses imprévues sans t’endetter. Tu ne sais pas nécessairement d’avance quelles seront ces dépenses, mais c’est rare une vie où le toit ne fuit pas, où une voiture ne nécessite pas de réparations coûteuses ou où quelqu’un se retrouve sans emploi pendant une courte période à un moment donné. Un fonds d’urgence te permet de faire face à ces « inconnues connues » (comme dirait le regretté Donald Rumsfeld) avec beaucoup moins de stress.

La plupart d’entre nous le savent, mais constituer un fonds d’urgence n’est pas chose facile. Si tu pars de rien, tu essaies de mettre un peu d’argent de côté ici et là alors qu’il y a sans doute, sous ton nez, des choses très raisonnables pour lesquelles dépenser de l’argent.

Constituer un « fonds d’urgence de temps » est également difficile, avec le défi supplémentaire que si tu économises 100€, cet argent reste économisé jusqu’à ce que tu le dépenses. Si tu gardes une heure ouverte cette semaine, elle ne restera pas ouverte à perpétuité. Une fois cette heure passée, c’est fini. Pffft. Disparue. Il faut donc continuellement réapprovisionner.

Mais la bonne nouvelle est que même si un fonds d’urgence monétaire solide peut représenter six mois de dépenses, personne ne s’attend à économiser six mois de temps libre. Quelques heures par semaine suffiront.

Pour y parvenir, il faut faire les mêmes choix qu’avec l’argent. Tu réserves un peu de temps ici et là alors qu’il y a sans doute, sous ton nez, des choses très raisonnables sur lesquelles passer du temps. Encore une fois, pas facile ! Comme je l’ai encore entendu il n’y a pas très longtems : il y a « tellement de choses à faire, si peu de temps », et il « semble donc légèrement irréaliste de vouloir tout faire ET de garder les créneaux libres ». Si quelqu’un essaie de te rencontrer depuis quatre semaines et que tu voies que le vendredi matin est ouvert, ça ne va pas être facile de dire non quand tu as l’impression que tu n’as rien à faire à ce moment là.

Mais quand on est prêt·es à essayer,  on peut trouver des stratégies raisonnables. En planifiant sa semaine, il devient clair qu’une semaine était plutôt chargée pousserait certaines personnes à cesser d’accepter quoi que ce soit de nouveau au cours des sept prochains jours. Si ce n’est pas vraiment urgent, il faudra attendre la semaine suivante. Une personne m’a confié qu’elle avait arrêté d’assister à toute réunion qui ne nécessitaient pas sa participation active. Elle a fait un compte rendu de toutes les réunions qu’elle gérait, s’est rendu compte que le nombre était ridicule et a entrepris une sérieuse délégation. C’est aussi un bon sujet de conversation à avoir avec son manager : est-ce que mon temps est utilisé au mieux, ou pas…

Certaines personnes créent davantage de soupapes de sécurité en utilisant davantage de services de garde d’enfants. Je sais que ça peut paraître extrême, mais l’une des raisons pour lesquelles les gens se retrouvent avec des emplois du temps qui débordent est que certaines personnes (principalement des femmes) se racontent une histoire selon laquelle recourir à la garde d’enfants est « mal » et donc moins on l’utilise, mieux c’est. Mais si tu as un travail qui prend vraiment 35+ heures par semaine et que tu essaies de faire aussi rentrer le ramassage scolaire et autres tâches parentales (parce que tu peux travailler à domicile, bah voyons !), ça va créer une problématique d’agenda, là où ce n’était pas inévitable.

C’est aussi une bonne idée que d’essayer de créer une soupape de sécurité dans ta vie personnelle. J’essaies, généralement, de bloquer mes vendredis après-midi. De cette façon, si je dois faire quelque chose (comme, je ne sais pas, faire réparer mes lunettes ou emmener mon chat chez le vétérinaire), il y a un endroit potentiel pendant la semaine qui n’implique pas d’annuler des choses.

Et toi, comment, concrètement, intègres-tu une soupape de sécurité dans ta vie ?

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Crédit photo : Phil