Le problème avec la règle des deux minutes et ce que je fais à la place

Cette semaine, j’avais envie de vous parler du concept de regrouper les petites tâches administrative en une « Power Hour » hebdomadaire.

Le fait de réserver une petite plage horaire pour tous les petits trucs à faire permet d’éviter qu’ils n’envahissent le reste de l’emploi du temps. Ce qui permet de libérer du temps pour du travail plus concentré ou pour se détendre, le tout pouvant contribuer grandement à réduire la charge mentale.

Par exemple, tout au long de la semaine, j’établis une liste « Power Hour » dans laquelle je note toutes les petites choses à faire qui ne sont pas urgentes et qui ne prennent que quelques minutes. Et, une fois par semaine, je bloque une heure de mon temps pour m’atteller à toutes d’affilée. C’est assez sympa de faire une douzaine de petites choses en une seule fois. J’ai l’impression d’être une machine en les rayant de ma liste ! Si les choses ne peuvent pas attendre le jour de la « Power Hour », je m’efforce de créer une (très) petite fenêtre une après-midi précédente (car les matins ont tendance à être mon moment le plus productif).

Lorsque j’explique ce système, certaines personnes évoquent la « règle des deux minutes ». La version spécifique de cette règle à laquelle elles font souvent référence est la suivante : si une tâche prend moins de deux minutes, il faut la faire immédiatement. En d’autres termes, c’est tout le contraire de l’idée de faire un lot de petites choses.

Et, d’un certain point de vue, c’est logique. S’il me vient à l’esprit de demander à quelqu’un les coordonnées d’un plombier, il me sera raisonnablement rapide de le faire lorsque j’y penserai. Si je repousse la tâche et la fais plus tard, il me faudra probablement deux bonnes minutes pour me connecter mon cerveau avant d’envoyer un SMS à ce sujet. Enfin, peut-être pas moi, car j’ai tendance à avoir un cerveau multi-tâches, mais c’est vrai pour beaucoup de gens.

Cependant, cette règle des deux minutes pose des problèmes. Tout d’abord, suis-je sûre qu’il s’agit d’une tâche de deux minutes ? Envoyer un SMS à quelqu’un à propos des coordonnées d’un plombier peut déboucher sur une conversation à propos d’autre chose. Il se peut aussi que je voie un autre message auquel je n’ai pas encore répondu et que je me sente obligé de le faire. Je peux aussi remarquer que l’icône de l’appli Mail sur mon téléphone affiche un nombre plus élevé et que je veuille donc voir de quoi ces nouveaux messages retournent. Et les distractions ne sont pas le seul problème ; parfois, les tâches elles-mêmes s’avèrent plus importantes que prévu, et les humains en général sont très mauvais pour estimer le temps. Même moi ! Il n’y a pas si longtemps, faire un changement d’adresse en ligne ne s’est pas avéré être une simple affaire, mais a nécessité d’appeler le service clientèle et de remplir un formulaire. Pas deux minutes !

Ensuite… comment dire… je pense que certaines personnes qui prônent la règle des deux minutes ont peut-être moins de petites tâches personnelles ou professionnelles à accomplir que de nombreuses personnes qui lisent ce blog. Si quelqu’un d’autre dans votre vie remplit tous les formulaires administratifs, paye les factures, fait les points hebdomadaires sur les comptes bancaires de l’entreprise, est le destinataire des messages Slack sur devis signés, organise les sessions de coaching et les réunions de cercles, et s’occupe de l’animation d’un réseau de collaborateur·trices, ou si aucune de ces choses n’est pertinente dans votre situation, alors tu pourrais être plus libre avec le nombre limité de tâches qui doivent être accomplies. Ceux et celles d’entre nous qui ont beaucoup de petites choses à faire doivent faire attention, sinon elles risquent d’accaparer toute leur vie.

Et je dis cela en tant que personne qui a BEAUCOUP externalisé, professionnellement et personnellement.

La règle des deux minutes présente un aspect utile : si tu n’effectues pas la chose immédiatement, elle risque de rester en fond de tâche (c’est le cas de me dire…) dans ton cerveau. Tu veux écrire le grand roman du siècle mais tu dois acheter de la nourriture pour ton chat, et tu te dis « nourriture pour chat ! nourriture pour chat ! nourriture pour chat ! ». Ou bien tu oublies la nourriture pour chat et tu t’en souviens soudainement à trois heures du mat.

Mais voici une autre vérité. Tu ne seras pas perpétuellement dérangé·e par le manque de nourriture pour ton chat si tu écris « commander de la nourriture pour chat » sur une liste que tu sais que tu consulteras et que tu sais que tu as fixé une heure pour ça. Si tu prends rendez-vous chez le dentiste à 8h30 jeudi prochain, tu ne resteras probablement pas là à obséder sur une tâche « non faite » (même si le rendez-vous n’a pas encore eu lieu). Il s’agit d’une tâche définie, assignée à un moment précis, et tout va bien.

Si elle est bien faite, la « Power Hour » peut servir le même objectif. En revanche, se lancer dans des tâches de deux minutes chaque fois qu’elles te viennent à l’esprit est une excellente recette pour ne pas faire grand-chose d’important dans ta journée.

En fait, il s’agit d’un mauvais exemple, car des tâches telles que la gestion du stock de nourriture pour chats pourraient (devraient ?) être automatisées.

Au rayon des nouvelles : Je participe cette semaine à une conversation organisée par l’école Sup de Pub pour ses étudiants de M1 sur la thématique « Me lancer à mon compte, oui mais comment ? » L’occasion de leur présenter les alternatives au status de micro-entreprise et surtout de comprendre leurs besoins, leurs attentes et leurs freins pour améliorer encore l’accompagnement proposé au sein de Boots & Cats.

Crédit Photo : Lisa Hanly on Unsplash