Le principe du créneau de secours

C’est mardi ! Et c’est l’heure de parler gestion du temps, et d’un outil qui me tient à coeur : le créneau de secours.

Plus la vie devient complexe, plus ce principe devient important. Tout le monde peut se créer un emploi du temps parfait ; mais les vrais pros de la gestion du temps se créent un emploi du temps résilient.

En effet, bien que l’on sache trouver du temps pour diverses choses importantes mais non urgentes, inévitablement, la vie nous joue des tours. Tu avais l’intention de faire un point avec un·e collègue qui aurait vraiment besoin d’un feedback encourageant, et tu avais fixé ce rendez-vous jeudi à 10h00 mais un·e client·e appelle. Tu voulais déjeuner avec ton partenaire, mais il tombe malade, ou tu tombes malade. Le vol de retour de ton/ta conjoint·e est annulé à cause d’une tempête de neige, ce qui signifie que tu dois maintenant t’occuper seul·e des enfants,… dois-je vraiment trouver d’autres exemples de « scénarios catastrophes » ?

Ils sont tous incroyablement frustrants. Ce qui m’amène à parler du concept de « plan B ». Lorsque tu es invité·e à un événement estival en plein air, l’équipe d’organisation fixe souvent un « date de repli ». Elle reconnait que beaucoup de choses peuvent mal tourner quand on prévoit un événement à l’extérieur (en anglais, on appelle ça « rain date », clairement quelqu’un a expérimenté cette situation), mais il n’est pas question de savoir si l’événement sera reporté, ni à quelle date. Il le sera. À la date de repli. Si tu veux y aller, tu sais qu’il ne faut rien mettre d’inamovible dans le deuxième créneau. En créant un créneau de secours, tu augmentes considérablement les chances que l’événement ait lieu, même s’il n’est pas prévu à l’origine.

Dans la vie, on a besoin de plus de créneaux de secours. Tout ce qui est vraiment important, que tu veux vraiment voir se réaliser, a besoin d’un créneau de secours. Si tu ne peux pas rencontrer ce/cette collègue à 10h00 jeudi, vous avez tou·tes les deux identifié le vendredi à 9h00 comme autre option.

Je sais qu’il serait fastidieux de créer des créneaux de secours pour tout, mais une façon d’y parvenir est de laisser plus d’espaces libres dans ton emploi du temps en général. Je m’efforce de laisser le vendredi après-midi le plus souvent libre. Ainsi, si je n’arrive pas à faire quelque chose plus tôt dans la semaine (parce qu’il y a un imprévu), je peux le faire à ce moment-là, sans avoir à le repousser à la semaine suivante. Si une nouvelle opportunité se présente, je peux aussi la mettre le vendredi, puisque j’ai généralement de la place.

Je sais que ça ne fonctionne pas dans tous les secteurs d’activité. Mais presque tout le monde peut bénéficier d’une plus grande flexibilité dans son emploi du temps. Il peut s’agir de deux après-midi par semaine. Il peut même s’agir d’une heure par jour.

Je sais aussi que la pression sociale va à l’encore de ça. Il existe un livre assez célèbre qui s’intitule « Book yourself solid » (Rempli ton agenda). Le problème, c’est que lorsque l’on est complètement booké, si une chose prend du retard (ce qui est inévitable) tout prend du retard et il n’y a aucun moyen de se rattraper. En cas de crise, beaucoup de choses doivent être annulées et reprogrammées, et dans un emploi du temps bien rempli, il n’y a pas d’endroit où placer les événements reprogrammés. Si quelque chose d’intéressant se présente, il n’y a pas non plus de place pour le mettre.

Ce dernier problème ne semble peut-être pas évident pour tout le monde, mais j’ai constaté que, dans la vie, lorsque j’ai un agenda bien rempli, j’ai tendance à presque repousser les nouvelles opportunités. Je n’ai pas le temps d’accepter une rencontre impromptue, alors je ne le fais pas, mais qui sait ce qui aurait pu en résulter ? Je dois me dépêcher de passer à autre chose, donc je ne m’autorise pas une conversation plus longue avec quelqu’un·e, et peut-être que des choses intéressantes auraient pu en découler aussi. Difficile de le savoir ; mais je pense que de l’espace ouvert dans un agenda invite souvent à saisir des opportunités, ce qui n’est pas le cas lorsque celui-ci est encombré.

Alors, lorsque tu planifiras ta semaine prochaine (tu planifies ta semaine, n’est-ce pas ?), vois si tu peux réserver un espace ouvert, ou en créer un. Peut-être qu’un engagement peut être annulé, ou raccourci, ou donné à quelqu’un d’autre.

Dans la communauté UNTIED, ce principe a suscité quelques récriminations. Tout le monde est bien occupé ! Mais celles qui l’ont essayé ont souvent été impressionnées par la baisse de leur niveau de stress. Comme l’a dit l’une d’entre elles, « parfois, je me sentais trop à la cool ». Mais elle a réussi à faire tout ce qui figurait sur ses priorités de la semaine. Pour moi, c’est une victoire !

Crédit photo : Kelly Sikkema